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Support d'écriture

Le support d’écriture est un accessoire ergonomique vite indispensable si l’on fait de la saisie de données. En effet, entrer des données à partir d’un document écrit est une tâche minutieuse. Il ne s’agit pas de se distraire et d’entrer le mauvais numéro de téléphone, la mauvaise date d’achat ou une information inexacte ! En disposant d'un support d’écriture, on peut facilement intercaler les documents entre le clavier et l’écran. Il devient ainsi aisé de rester aligné et de travailler efficacement à partir de documents papiers. Le porte document favorise le regard dans l’axe de l'écran, sans va et vient de gauche à droite. Il offre un confort visuel et favorise la cadence de frappe et donc la productivité. Les nombreux modèles de support d’écriture permettent d’optimiser l’aménagement ergonomique du bureau.  

Les supports d’écriture se déclinent de nombreuses façons. Il y a la Rolls-Royce des supports, le support qui coulisse vers l’avant. En effet, il bénéficie de deux fonctions en une. C’est le plus polyvalent, celui qui permet en tirant dessus, de le rapprocher de soi et de faire des annotations sur les documents. Il permet également d’écrire du texte. A l’opposé, il y a les supports totalement fixes. Il y a aussi les supports dont on peut facilement modifier l’inclinaison. A chacun son porte-documents en fonction de sa façon de travailler. Mais le plus important, adopter un support d’écriture  favorise le travail dans l’alignement et permet d’éviter les douleurs dorsales et les douleurs à la nuque.  

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Le support d’écriture joue surtout un rôle pour ceux qui travaillent avec des documents papiers devant leurs écrans. Il permet de travailler plus vite et plus efficacement ! Sachant qu’un espace ergonomique améliore les performances de 10%, il est préférable de choisir les bonnes options pour son installation professionnelle. En effet, si on dispose d’une plus courte distance de vue entre le document, l’écran et le clavier, meilleure est la configuration, du coup la performance. Ainsi, bénéficier de cet accessoire ergonomique s’avère utile dans de nombreux cas, mais il y a, bien sûr, certains paramètres à prendre en compte pour l’installation que l’on va énumérer ici.

Les Fonctionnalités

1.La résistance du support

 Selon le type de documents à traiter, il est important de choisir le bon support. En effet, les supports sont différents et sont à choisir en fonction des taches professionnelles à accomplir. Si l’on travaille avec des feuilles papier, on a plus de choix. Par contre, à partir du moment où l’on travaille avec des classeurs ou des livres plutôt lourds, il est important de choisir un support solide et résistant.

 2. La polyvalence du support

Certaines missions professionnelles nécessitent de saisir des données inscrites sur des supports écrits. Parfois, certains ont besoin de faire les deux. Ils saisissent des données, mais en même temps, ils doivent reporter des informations ou faire des annotations sur leurs documents de travail. Le bureau occupé avec le support de documents, il est alors plus difficile de travailler sur ses documents papiers. Dans ces cas-là, il est important de choisir un support de documents polyvalent. En effet, certains supports ont la double fonction. On peut les utiliser de manière classique mais en plus, on peut les faire coulisser pour écrire dessus.

Parmi les supports polyvalents, on peut citer les 3 marques les plus importantes. Le porte-documents Hana de Fellowes est un support en métal. Sa robustesse permet de le faire coulisser et d’annoter sans risque ses documents. Il dispose également d’une réglette qui sert de guide-ligne pour faciliter la lecture de tout document. Le Flexdesk 630 ou le Flexdesk 640 de chez Bakker Elkhuizen sont sur le même système. Ils sont en acrylique transparent et ils offrent cette possibilité de coulisser vers l’avant. Le modulo d’Ergo-Expert a un design légèrement différent mais fonctionne à l’identique. Le Ready 2Write est par contre d’un style totalement différent. Il est flexible et permet de passer de la saisie de donnée à la prise de notes en un clin d’œil. Ce support d’écriture ne coulisse pas mais bascule. Par ce mécanisme original, on passe rapidement d’une tâche à l’autre. Le design se veut minimaliste et écolo. 

3. Le design 

En effet, une fois que l’on a déterminé ses besoins, on peut s’attacher au design. Il est important de privilégier l’harmonie dans l’aménagement de son bureau, ce qui permet de rester  zen. Le design se porte surtout sur la forme. La majorité des supports d’écriture sont discrets. Ils sont transparents pour se fondre au maximum dans le décor.

4. La dimension écologique

 Par contre, certains font le choix de l’écologie. Une marque,  Bakker Elkhuizen a commencé à proposer des supports fabriqués à partir de plastique recyclé. C’est la gamme Recyclar. La matière ressemble à du feutre, et les supports se déclinent en deux couleurs, gris ou vert. Cela permet de limiter une production supplémentaire de plastique.

La prise en compte de l’espace de travail

 1. L’espace devant l’écran

Travailler avec un porte-documents permet de positionner correctement ses documents de travail pour facilement saisir des données dans la base de données ou des articles à partir d’une documentation. Avec ce support, le travail de saisie se fait ainsi plus rapide et moins fatiguant pour les yeux. C’est certain, il faut maximiser la distance entre l’utilisateur et l’écran, et l’utilisateur et le support d’écriture. Mais il ne faut pas oublier qu’installer un support sur son bureau prend de la place. En général, la profondeur d’un porte-document approche des 50 cm. Cela nécessite d’avoir un bureau suffisamment large pour ne pas pénaliser la place allouée au clavier et à la souris. L’utilisateur ne doit pas se retrouver à travailler sur le rebord du bureau !!

Si on manque d’espace, on peut adopter le système du porte-copie. En effet, certains modèles dont le porte-copie de Fellowes permettent de disposer les documents à la verticale. Ce système ne nécessite pas de place. On peut même le positionner à côté de son écran. Au lieu de travailler dans l’alignement, les yeux effectueront un balayage de gauche à droite. 

2.  La hauteur de l’écran

L’aménagement du poste de travail n’est pas toujours simple. Au-delà des besoins du salarié, il faut également prendre en considération le poste de travail existant. Parfois, on dispose d’une faible hauteur d’écran. Dans ce cas, il existe des supports d’écriture qui sont appropriés pour ce cas de figure. Ils sont conçus avec une faible hauteur et un angle optimisé. Certains porte-documents peuvent se régler plus ou moins verticalement en fonction de la configuration sur le bureau de l’employé.e. Une flexibilité dans les réglages facilite les adaptations du poste de travail. Ainsi, certains porte-documents peuvent bénéficier jusqu’à 6 niveaux de réglages tandis que d’autres restent fixent.

Ceux qui ont plus de latitude pour aménager leur poste de travail, ce sont les salariés qui bénéficient d’un bras articulé. En effet, l’écran est mobile, donc l’utilisateur a plus de possibilités pour positionner ces différents accessoires. Tout n’est pas figé. Ce n’est déjà pas facile pour l’œil de jongler entre un support écrit et l’écran. En effet, en permanence l’œil doit s’adapter au changement de distance. Pour limiter la fatigue visuelle on privilégiera le regard dans l’axe et un bon éclairage du bureau. Le salarié doit pouvoir bénéficier de l’éclairage adéquat sur son document papier. En sus d’une bonne installation du poste de travail, il est important de réaliser des pauses pour le confort des yeux toutes les 2 heures. Porter son regard au loin quelques minutes, et bien veuillez à cligner des yeux permettront de limiter les nuisances de l’écran. 

Un support ergonomique a l’avantage de favoriser une bonne posture de travail. En ce sens, on considère que c’est un accessoire ergonomique car il permet de limiter les TMS (troubles musculo-squelettiques), notamment au niveau du dos, du cou et des cervicales.

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